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Informationsschreiben an Geschäftspartner

Informationen nach Art. 13 und 14 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie Ihre diesbezüglichen Rechte geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.
Darüber hinaus kann diese Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die aktuelle Version finden Sie jederzeit als Link in unserer Mail Signatur.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO ist:
Forwardis GmbH
Charlottenstraße 16
D- 10117 Berlin
Telefon: +49 30 549 793 30
E-Mail: datenschutz-intern@forwardis.com

Sie erreichen unseren externen Datenschutzbeauftragten unter:

Datenschutzbeauftragter der Forwardis GmbH ist

c/o activeMind AG Management- und Technologieberatung Kurfürstendamm 56 10707 Berlin
Telefon: +49 30 770 19 10 70
E-Mail: datenschutzbeauftragter@forwardis.com

2. Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken und auf folgender Rechtsgrundlage:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

2.1 Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Durchführung:

  • vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Erstellung von Angeboten)
  • unseres Vertrages
  • von Vertragsnebenleistungen durch unser durchführendes Subunternehmen

2.2 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO)

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Datenverarbeitung nach sich ziehen. Hierzu zählen z. B.:

  • steuerrechtliche Kontroll- und Melde- sowie Aufbewahrungspflichten
  • Pflichten aus dem Geldwäschegesetz
  • die Erfüllung von Anfragen und Anforderungen von Aufsichts-, Strafverfolgungsbehörden oder Gerichten
  • die Erfüllung von evtl. Anfragen Anforderungen vom Finanzamt während einer Betriebsprüfung

2.3 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.
Beispiele für solche Fälle sind:

  • Direktwerbung für unsere eigenen Produkte und/oder Dienstleistungen (z.B. in Form von regelmäßigen E-Mail-Newslettern)
  • die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • die Verarbeitung Ihrer Daten in unserem CRM-System

3. Wer bekommt Ihre Daten?

3.1 Innerhalb unseres Hauses

Unsere Mitarbeiter aus der Vertriebs-, Buchhaltungs-, sowie der operativen Abteilung, soweit dies für den Kontakt mit Ihnen und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten (inkl. der Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen) erforderlich ist. Mitarbeiter aus dem Office Management Bereich – für die interne Pflege der Kontaktdaten.

3.2 Im Rahmen von Auftragsverarbeitungen (interne Empfänger)

Ihre Daten werden ggf. an Dienstleister weitergegeben, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig werden. Hierbei kann es sich um andere Konzernunternehmen und/oder um externe Dienstleister aus den folgenden Bereichen handeln:

  • Unterstützung bzw. Wartung von EDV oder IT-Anwendungen
  • Buchhaltung
  • Datenvernichtung
  • Sämtliche Dienstleister sind vertraglich gebunden und insbesondere dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.

3.3 Sonstige Empfänger (Dritte)

Eine Weitergabe von Daten an Empfänger außerhalb unseres Hauses erfolgt nur unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz. Empfänger personenbezogener Daten können z.B. sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
  • Kredit- und Finanzdienstleister (Abwicklung Zahlungsverkehr)
  • Steuerberater oder Wirtschafts- und Lohnsteuer- und Betriebsprüfer (gesetzlicher Prüfungsauftrag)
  • Rechtsanwälte
  • Externer Datenschutzbeauftragter
  • Operative Subunternehmen, die mit der Erfüllung Ihres Vertrages beauftragt werden, wenn Sie die Daten zur Ausführung des Auftrags benötigen.

4. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit

  • es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten),
  • Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder
  • wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung mit unserem Dienstleister abgeschlossen haben. In diesem Fall werden Ihre Daten darüber hinaus nur dann übermittelt, wenn entweder
    • die Europäische Kommission entschieden hat, dass in dem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DS-GVO) oder
    • auf Basis geeigneter Garantien (Standarddatenschutzklauseln, die von der EU-Kommission erlassen wurden).

Aktuell werden Ihre Daten von folgenden Dienstleistern mit Sitz außerhalb der Europäischen Union und Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet:

  • CITRIX, Vereinigte Staaten von Amerika
    Wir haben zudem mit unseren Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht.

Folgende Ausnahmen ergeben sich,

  • soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen sind, z.B. Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO), erforderlich sind. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre;
  • zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen.

6. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten ggf. Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG). Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nicht-öffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

7. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.

 

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f
DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an:
datenschutz-intern@forwardis.com

8. Einen Einspruch haben

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an:
privatsphäre@forwardis.com